Khi bộ phim Her ra mắt vào năm 2013, ý tưởng con người có thể hình thành mối quan hệ với một trợ lý AI là điều khó tưởng tượng, chưa kể đến một chút gì đó về dystopia. 11 năm sau, các công cụ AI không thay thế người yêu (chưa), nhưng chúng đang đóng vai trò ngày càng quan trọng tại nơi làm việc. Trên thực tế, các nhà nghiên cứu đang thay đổi nhận thức về AI, từ một công cụ thành một thành viên trong nhóm cộng tác. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng việc thêm một đồng đội AI có thể làm giảm sự phối hợp, giao tiếp và tin tưởng. Bất chấp những thách thức này, nhiều tổ chức đang tìm cách kết hợp AI vào hoạt động của họ mà không ảnh hưởng đến sự cộng tác nhóm. Đào tạo và khoanh vùng cách sử dụng AI là chìa khóa.
Tại Jotform, chúng tôi đã tích hợp AI vào các quy trình trong mọi chức năng kinh doanh. Nó đã thay đổi động lực nhóm của chúng tôi, cải thiện giao tiếp và tăng năng suất cho các nhiệm vụ quan trọng. Dưới đây là cái nhìn cận cảnh hơn về cách thức.
Quản lý dự án mà không cần đến sự kiên nhẫn
Một số người nói rằng kiên nhẫn là một đức tính tốt, nhưng trong bối cảnh quản lý dự án nhóm, kiên nhẫn bị đánh giá quá cao. Nút thắt cổ chai phá hủy động lực và làm giảm động lực. Không có gì tệ hơn là cảm thấy được truyền cảm hứng và tràn đầy năng lượng, chỉ để hồi hộp chờ đợi phản hồi của một thành viên trong nhóm. Chưa kể đến: thời gian quý báu bị lãng phí.
Các công cụ quản lý tác vụ hỗ trợ AI có thể thay đổi động lực dự án nhóm điển hình bằng cách loại bỏ nhiều phần phụ thuộc có xu hướng cản trở tiến độ. Ví dụ: nếu bạn là người quản lý, việc sử dụng công cụ quản lý dự án dựa trên AI có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về quy trình làm việc của nhân viên mà không cần phải hỏi. Các công cụ AI có thể tìm cách tiết kiệm thời gian và tăng năng suất tập thể.
Hãy xem xét một nền tảng quản lý công việc như Asana: các tính năng AI của nó có thể đề xuất các bước tiếp theo trong một dự án, gắn cờ các nút thắt cổ chai tiềm ẩn và tạo ra cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc và năng suất của nhóm. Nó giống như có thêm một thành viên trong nhóm chuyên phân tích và cải thiện khâu hậu cần, để các thành viên trong nhóm là con người có thể tập trung vào các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn.
Tinh giản việc nghiên cứu và chia sẻ thông tin
Một người bạn luật sư từng kể cho tôi nghe về khóa học nghiên cứu luật mà cô ấy đã hoàn thành trong trường luật. Vào thời điểm đó, nghiên cứu pháp lý phụ thuộc rất nhiều vào các công cụ tìm kiếm chuyên dụng và không có gì ngạc nhiên khi phải mất gần như cả học kỳ để thành thạo nghệ thuật sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Ngày nay, các công cụ hỗ trợ AI như ChatGPT đang thay đổi cách chúng ta thực hiện nghiên cứu trực tuyến. Với khả năng tinh giản việc nghiên cứu và chia sẻ thông tin, ChatGPT đang thay thế các công cụ tìm kiếm phổ biến cho các nhóm có nhịp độ nhanh.
Với ChatGPT, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tinh chỉnh câu hỏi nghiên cứu của mình và truy cập kết quả bạn cần nhanh hơn. ChatGPT có thể gần như ngay lập tức tóm tắt các bài báo nghiên cứu dài, báo cáo và tập dữ liệu. Đôi khi, những tài liệu này sẽ yêu cầu bạn phải chú ý đầy đủ. Nhưng khi bạn chỉ cần những điểm chính, bạn có thể giao nhiệm vụ đọc hiểu cho ChatGPT và phân phối thông tin chi tiết cho đồng đội của mình.
Giả sử bạn đang tìm kiếm một giải pháp và không biết bắt đầu từ đâu. ChatGPT có thể là một công cụ hữu ích trong quá trình động não, tạo ra ý tưởng và cách tiếp cận thay thế cho bạn và các thành viên trong nhóm của bạn. Không còn nhìn chằm chằm vào một trang giấy trắng chờ đợi cảm hứng ập đến. Ví dụ: một trong những nhóm của chúng tôi đã tạo nội dung về Gen Z tại nơi làm việc và cần tổng quan nhanh về các xu hướng hàng đầu. ChatGPT đã giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ, giúp các thành viên trong nhóm của chúng tôi có thêm năng lượng để dành riêng cho việc lựa chọn và phát triển chiến lược nội dung tốt nhất.
Khi bạn sử dụng công cụ AI để tạo và nghiên cứu ý tưởng, bạn có thêm thời gian để suy nghĩ sáng tạo và xem xét các quan điểm đa dạng của các thành viên khác trong nhóm. Trong kỷ nguyên của AI, đây là công việc xác định nhân viên và tổ chức thành công.
Biến các cuộc họp trở nên hiệu quả
Các cuộc họp có thể là một sự lãng phí thời gian. Trong một khảo sát gần đây với 5.000 nhân viên trí thức trên bốn lục địa, 78% số người được hỏi cho biết họ buộc phải tham dự quá nhiều cuộc họp đến mức khó có thể hoàn thành công việc của mình. Các cuộc họp cũng có thể gây mệt mỏi. Trong cùng một cuộc khảo sát, 76% cho biết họ cảm thấy kiệt sức vào những ngày phải họp hành nhiều.
Tôi là người đề xuất việc giảm thiểu các cuộc họp và cắt giảm các bản cập nhật trạng thái không cần thiết. Tôi muốn nhân viên có nhiều thời gian để dành cho công việc tiếp thêm năng lượng cho họ. Họ cần có đủ thời gian để bước vào chế độ “dòng chảy”. Nhưng khi nói đến các cuộc họp thiết yếu, tôi muốn mọi người có thể tập trung toàn bộ sự chú ý của mình. Đó là lúc các công cụ tự động hóa hỗ trợ AI phát huy tác dụng, để lắng nghe và ghi chép các ghi chú cuộc họp và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót. Các nhóm của chúng tôi tích hợp ứng dụng nhận dạng giọng nói AI trực tiếp vào nền tảng hội nghị truyền hình của chúng tôi. Ghi chú cuộc họp được tự động lưu dưới dạng văn bản trong tài liệu Google. Nếu sau đó, một trong những người tham dự cần nhớ lại điều gì đó đã được thảo luận trong cuộc họp, thì chỉ cần tìm kiếm nhanh trên Google Drive.
Công cụ AI đơn giản này cho phép chúng tôi tập trung sự chú ý vào nội dung thực tế của cuộc họp, thay vì nhiệm vụ ghi chép tẻ nhạt. Khi chúng ta hiện diện đầy đủ, chúng ta sẽ có những cuộc trò chuyện phong phú hơn, những ý tưởng hay hơn và tìm ra những giải pháp tốt hơn — một ví dụ về cách AI thúc đẩy sự hợp tác và đổi mới.
Phối hợp lịch trình
Một trong những điểm nổi bật của AI là khả năng tự động hóa giao tiếp của bạn — và sự an tâm của bạn. Lập lịch trình là một lĩnh vực khác mà thời gian và năng lượng có xu hướng bị mất đi một cách không cần thiết. Với các công cụ lên lịch AI, bạn có thể bỏ qua việc trao đổi qua lại tẻ nhạt khi cố gắng phối hợp nhiều lịch, hay còn gọi là giao tiếp giá trị thấp và không bao giờ phải lo lắng về việc quên ghi chú một sự kiện vào lịch của mình. Bộ nhớ ngắn hạn lưu trữ trung bình bảy phần thông tin tại một thời điểm nhất định. Tại sao lại lãng phí không gian quý giá đó vào thời gian và ngày họp khi công cụ AI có thể xử lý việc đó cho bạn?
Các công cụ hỗ trợ AI như Clara sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để thiết lập các cuộc họp và thương lượng thời gian với những người tham gia cuộc họp. Bạn có thể tích hợp nó vào email và lịch của mình và thiết lập thông báo và thông báo tiếp theo. Clara có thể cung cấp thông tin chi tiết về các cuộc trò chuyện qua email của bạn để quản lý lịch trình của bạn hiệu quả hơn.
Với Clara và các công cụ lập lịch AI tương tự, mọi người trong tổ chức của bạn, từ nhân viên mới đến C-suite, đều có thể có một trợ lý cá nhân, giải phóng họ để tập trung vào công việc quan trọng hơn. Theo nghĩa đó, thật khó để không yêu AI. Bạn có thể nói rằng Her không phải là quá xa vời.
